Waar wordt gewerkt, wordt vergaderd. Vergaderen is nodig voor het nemen van besluiten, voor het afstemmen van taken, elkaar te infomeren en met elkaar te kunnen brainstormen. Maar vergaderingen duren ook lang, zijn soms saai en kosten veel tijd. En Nederland vergadert zich suf. Tien tot vijfentwintig procent van de arbeidstijd gaat op aan vergaderen, blijkt uit onderzoek onder bijna duizend werknemers. En hoe hoger de functie, hoe meer er wordt vergaderd.
Makkelijk kosten besparen door effectief te vergaderen
Miljarden guldens zijn ermee gemoeid. Heb je er wel eens bij stilgestaan hoeveel die vergadertijd jouw bedrijf kost en of dat niet efficiënter kan? Want als een vergadering met acht deelnemers een kwartier langer duurt, betekent dat twee uur die ergens anders aan besteed had kunnen worden. Stel je eens voor wat effectiever vergaderen op kan leveren. Vergaderingen zijn nodig, maar ze kunnen wel veel effectiever.
Wat kun je doen vóór de vergadering?
- Zorg dat datum, tijdstip en locatie van de vergadering duidelijk zijn.
Geef duidelijk en ruim van te voren de datum, het tijdstip en de locatie van de vergadering op. Als de locatie niet bij iedereen bekend is, zorg dan voor een goede beschrijving of stuur dan een link naar Google Maps mee.
- Nodig de deelnemers op tijd uit
Nodig alleen diegene uit wiens aanwezigheid van belang is en/of die een bijdrage kan leveren. Zorg dat iedereen op tijd wordt uitgenodigd.
- Maak van te voren een duidelijke rolverdeling
Wie is de voorzitter, wie maakt een actielijst? Zorg ook dat de overige zaken, zoals ruimte reserveren en catering geregeld zijn.
- Zorg dat iedereen vooraf een agenda heeft ontvangen
Maak van te voren een agenda. Zorg voor een logische indeling. Zet dus de belangrijkste punten bovenaan. Bij de agendapunten staat vermeld wat er van de deelnemers wordt verwacht: is het onderwerp ter besluitvorming, ter kennisname of mening vormend? En geef bij ieder agendapunt aan hoeveel tijd er voor staat. Zorg dat de agenda met stukken van te voren aan de deelnemers wordt toegezonden, of in de vergaderapp klaar staat. Zo kan iedereen zich van te voren goed voorbereiden.
- Begin op tijd
Wacht niet op laatkomers. Als je dat doet blijven mensen te laat komen. Begin de vergadering stipt op tijd en ga door als de laatkomers binnenkomen.
- Varieer eens met zitplaatsen
Of ga een keer staand vergaderen. Dit werkt ook zeer effectief. Iedereen blijft minder lang hangen bij agendapunten en is geconcentreerder.
- Houd je aan de agenda
Zorg dat de informatie die gedeeld wordt alle deelnemers aangaat. Kap anders de input af en verwijs diegene naar het maken van bilaterale overleggen. Houd ook de vergadertijd per agendapunt in de gaten.
- Concludeer elk agendapunt af
Sluit elk agendapunten af met: wie doet wat wanneer? Maak ter plekke een korte weergave van de besluiten en geef concrete actiepunten: wie doet wat wanneer. Sluit tijdens de vergadering je laptop of tablet aan op een smartboard, zodat iedereen ter plekke kan meelezen en eventueel kan corrigeren.
- Schaf de rondvraag af
Vaak duurt dit agendapunt het langst. Iedereen wil graag nog iets inbrengen, wat zeer ineffectief is. Vervang de rondvraag door ‘Indienen agendapunten volgende keer’.
- Eindig de vergadering op tijd
Je begint de vergadering op tijd en je eindigt de vergadering op tijd. Mensen hebben vaak weer volgende afspraken gepland staan. En langer durende vergaderingen kosten alleen maar geld.
Wat doe je ná de vergadering?
- Zorg voor een snelle terugkoppeling
Verzend de besluiten- en actiepunten direct per e-mail, zodat ze al klaarliggen voordat iedere deelnemer van de vergadering goed en wel op zijn werkplek is teruggekeerd.
Als je deze tips gebruikt, zullen komende vergaderingen een stuk effectiever worden en kun je tijd besparen die ergens aan besteed kan worden.
Veel succes! Heb je meer tips nodig? Ik help je daar graag mee.
Petra Schaatsbergen Project- managementondersteuning, een up-to-date kwaliteitsbureau voor tijdelijk secretariaatswerk, gespecialiseerd in projectondersteuning. Inzetbaar op een groot terrein en op vele vlakken. Ik heb heel veel ervaring op het gebied van vergaderingen, het voorbereiden hiervan en verslaglegging. Graag help je hierbij.
Hartelijke groet,
Petra Schaatsbergen Project- en managementondersteuning