Herken je het dat bij vergaderingen niet alle stukken er zijn, of dat er verschillende versies in omloop zijn, of dat er zoveel nazendingen waren dat je door de bomen het bos niet meer ziet? En dat geldt niet alleen voor jou, maar voor alle deelnemers van de vergadering. Dit kan veel beter.
Nog niet iedereen vergadert digitaal. Vaak zijn dit ook diegenen die hun stukken nog steeds printen. Vooral bij vergaderingen met veel stukken kan er dan veel misgaan. Hoe zorg je dat een vergadering niet eerst start met het discussiëren over de stukken, of juist over de stukken die er niet zijn? En dan heb je nog die mensen die dit uitbuiten en als smoes gebruiken om te verhullen dat ze zich eigenlijk niet hebben voorbereid. Voor je het weet, ben je een half uur verder en moet er nog aan de echte agendapunten worden begonnen. Een slechte start van een vergadering en erg inefficiënt.
Het lijkt zo simpel: stukken aanleveren voor een vergadering. Maar de praktijk is weerbarstiger. Het probleem zit hem in de onderschatting van een goede voorbereiding. Terwijl het voor een effectieve vergadering essentieel is om aan deze simpele taak tijd en aandacht te besteden.
Wat zijn de 5 meeste ergernissen?
- Niet alle stukken zijn er.
- Niet alle deelnemers hebben alle stukken.
- Er zijn verschillende versies in omloop.
- Stukken zijn niet op tijd geleverd.
- Er zijn veel nazendingen.
Uit bovenstaande blijkt al dat dit ergernissen zijn die al vóór de vergadering heel makkelijk zijn te voorkomen. Hoe kun je zorgen dat de start van een vergadering zo smooth mogelijk verloopt?
Hoe kun je dit voorkomen?
- Spreek van te voren spelregels voor het aanleveren van stukken af en leg deze vast. Dit hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. In de spelregels staat wat de deadline is voor het aanleveren en waar en hoe stukken moeten worden aangeleverd. Er staan instructies in voor het geven van versienummers aan documenten. Vervolgens staat er in wanneer, waar en hoe de deelnemers de stukken ontvangen.
- Bewaak dat alle stukken op tijd bij een centraal punt worden aangeleverd en let op dat iedereen zich houdt aan de afspraken. Rappelleer zonodig.
- Zorg dat alle documenten herkenbare documentnamen hebben. Begin de documentnaam met het Agendapuntnummer. Dan staan alle stukken gelijk op volgorde van de te behandelen agenda.
- Zorg dat iedereen van te voren op de afgesproken dag en tijdstip alle stukken krijgt.
Vergaderingen zonder gedoe
Met bovenstaande adviezen stroomlijn je de voorbereidingen van je vergaderingen. Je start nu een vergadering zonder gedoe van te voren en er kan gelijk worden begonnen met de behandeling van de agendapunten.
Nog mooier is om het papierloos werken te promoten bij je collega’s. Hiermee voorkom je niet alleen de ergernissen, je maakt de vergaderingen ook sneller, efficiënter en overzichtelijker. Daarnaast levert deze werkwijze een besparing op van een berg papier en inkt.
Petra Schaatsbergen Project- managementondersteuning, een up-to-date kwaliteitsbureau voor tijdelijk secretariaatswerk, gespecialiseerd in projectondersteuning. Inzetbaar op een groot terrein en op vele vlakken. Ik heb heel veel ervaring op het gebied van vergaderingen, het voorbereiden hiervan en verslaglegging. Graag help je hierbij.
Hartelijke groet,
Petra Schaatsbergen Project- en managementondersteuning