Succesvolle afronding van projecten is zeker geen vanzelfsprekendheid. Integendeel, vanaf de start tot aan de oplevering zal een projectleider tegen hindernissen en problemen aanlopen. Er komen steeds meer actoren, wisselende wet- en regelgeving en onvoorspelbare politieke processen. Daarnaast worden projecten getorpedeerd door sabotage, kortingen op het budget en een aarzelende besluitvorming. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk, tijd gaat verloren, er komt ruzie en het project raakt in een slip. Meer dan de helft van alle projecten mislukt dan ook vroegtijdig. Soms zijn deze problemen terug te voeren op beheersbare aspecten zoals planning, financieel overzicht, informatie en communicatie. Soms heeft dit te maken met onvoldoende kennis van projectmanagement.
Volgens ITpedia moet het gebruik van een projectmanagementmethode de kans op projectsucces vergroten en verkleint het veel voorkomende faalfactoren zoals:
- Onduidelijkheid over de opdrachtgever.
- Geen (goed) projectplan wat betreft opzet en inhoud.
- Geen goede definiëring van het doel en het beoogde projectresultaat.
- Slechte en (veel) te optimistische planning van resources, activiteiten en middelen.
- Oorspronkelijke uitgangspunten en eisen die (voortdurend) tijdens het project veranderen.
- Gebrek aan controle over voortgang (in tijd, geld en resultaat) waardoor tijdige bijsturing niet lukt.
- Onvoldoende meet- en beslispunten waardoor het overzicht ontbreekt.
- Gebrek aan kwaliteitscontrole waardoor opgeleverde producten niet voldoen aan de verwachtingen van gebruikers en het eindresultaat niet gebruikt wordt.
Effectieve projectmanagementmethode
Projectmanagement is de manier waarop projecten worden georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond. Elke organisatie gebruikt projectmanagement. Voor de meer bijzondere werkzaamheden installeert men een projectgroep of een projectorganisatie die met oplossingen moet komen.
Een effectieve projectmanagementmethode ondersteunt de projectmanager met het inrichten en managen van een project in een voortdurende veranderende omgeving. Zonder een methode zullen de opdrachtgevers andere ideeën hebben over het organiseren of het afronden en weten projectleden niet hoeveel verantwoordelijkheid en bevoegdheden zij hebben.
PRINCE2 in een notendop
PRINCE2 is zo’n methode. De PRINCE2-standaard is toonaangevend op het gebied van projectmanagement. PRINCE staat voor PRojects IN Controlled Environments en is toepasbaar op elk type project van elke omvang en kent een grote flexibiliteit.
De PRINCE2 methode bestaat uit 7 principes, 7 thema’s en 7 processen. Enkel de toepassing van de principes bepaalt of iets een PRINCE2-project is, niet de strikte toepassing van de thema’s of processen.
- Voortdurende zakelijke rechtvaardiging: een project moet een zakelijke rechtvaardiging hebben, vastgelegd in de Business Case van het project.
- Leren van ervaringen: de projectleden die PRINCE2 gebruiken, leren voortdurend van (eigen) ervaringen. Leerpunten worden niet alleen gezocht, maar ook vastgelegd en toegepast tijdens projecten.
- Duidelijke rollen & verantwoordelijkheden: een project zal alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. Deze worden daarom helder vastgelegd, waarbij rekening wordt gehouden met verschillende belangen van het bedrijf, de gebruikers en de leveranciers.
- Managen per fase: een PRINCE2-project wordt van fase tot fase gepland, bewaakt en beheerst. Een project wordt in overzienbare fases opgeknipt, die eerst worden afgesloten alvorens de volgende fase kan beginnen. Aan het einde van een fase moet de status van het project worden beoordeeld, waarna er de mogelijkheid is tot bijsturing.
- Manage by exception: verantwoordelijkheden worden gedelegeerd met bijbehorende speelruimte. Er worden specifieke afspraken gemaakt over de vrijheid van handelen (toleranties) in de verschillende beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit , scope, baten en risico’s. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld.
- Productgericht: Een PRINCE2-project is gericht op het opleveren van producten, inclusief het voldoen aan de overeenkomen kwaliteitscriteria. Het zorgvuldig definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, is daarom belangrijk.
- Aanpassen aan de projectomgeving: de middelen die ingezet kunnen worden bij de PRINCE2-methodiek, worden aangepast op elk project. Zo zijn sommige middelen bij het ene project onmisbaar en bij het andere juist overbodig. Zolang je maar vasthoudt aan deze zeven principes.
De zeven thema’s van PRINCE2
De zeven thema’s zijn aspecten van projectmanagement waar de projectmanager gedurende het project aandacht voor moet hebben.
- Business Case
- Organisatie
- Kwaliteit
- Plannen
- Risico
- Wijziging
- Voortgang
De zeven processen van PRINCE2
De in PRINCE2 gehanteerde procesbenadering onderscheidt zeven hoofdprocessen. Deze lopen vanaf het opstarten van een project tot en met het afsluiten ervan. De zeven processen zijn:
- Opstarten van een project
- Initiëren van een project
- Sturen van een project
- Beheersen van een fase
- Managen van productoplevering
- Managen van een faseovergang
- Afsluiten van een project
Meer leren? Kijk ook eens op de site van BPUG: Best Practice User Group.
Heb je een project waar je wakker van ligt? Ik help je daar graag mee.
Mijn motto is: “Een project volbrengen is geweldig, maar de weg er naar toe is net zo mooi”. Bij grote projecten komt vaak zoveel kijken dat projectleiders, directie, bestuurders en commissieleden niet alle tijd hebben om zich te richten op de hoofdtaken. Ik kan hierbij helpen door mij te richten op de organisatorische, communicatieve en beheersmatige aspecten van een project. Ik doe dit altijd gestructureerd en nauwkeurig met een groot streven naar kwaliteit. Zodat jij alle ballen in de lucht houdt, met vertrouwen de einddatum tegemoet ziet en kan genieten van de ‘reis’ er naar toe.
Hartelijke groet,
Petra Schaatsbergen Project- en managementondersteuning