“Help! Mijn project komt nooit op tijd af”, of “De kosten lopen de spuigaten uit, hoe kan dit?”, of “Help, ik haal de doelstellingen niet”. Paniek, het zweet breekt je uit. Hoe kun je dit nu voorkomen en hoe houd je grip op je project?
Een recent onderzoek van PM Solutions, een Amerikaans projectmanagement adviesbureau, beschreef de top vijf oorzaken van het mislukken van een project. Het onderzoek bij 163 bedrijven geeft aan dat maar 47 procent van de projecten als ‘succesvol’ wordt gezien.
De top 5 oorzaken voor problemen bij projecten volgens het onderzoek:
- Eisen: onduidelijk, geen overeenstemming, geen prioriteit, tegenstrijdig, dubbelzinnig, onnauwkeurig.
- Mensen: niet genoeg mensen, conflicten tussen mensen, hoe lang mensen hun positie behouden is onduidelijk, slechte planning.
- Schema’s: te strak, onrealistisch, en veel te optimistisch.
- Planning: gebaseerd op te weinig data, ontbrekende items, niet genoeg details, slechte schattingen.
- Risico’s: niet geïdentificeerd of aangenomen, niet gemanaged.
Alleen met grip kun je sturen
Als je grip hebt op je project, kun je de juiste beslissingen nemen. Grip hebben op een project kan alleen met een goed informatieproces. Elk moment moet je weten waar je staat met de voortgang, de kosten en de kwaliteit. In het Plan van Aanpak zijn scope, budget en planning vastgelegd. Vaak tref je in het Plan van Aanpak ook aanvullende voorwaarden aan, zoals de manier waarop je over het project communiceert, de manier waarop het project met alle informatie omgaat en de relevante risico’s en kansen. Als je al deze aspecten inzichtelijk maakt en met elkaar in verbinding brengt, is er sprake van beheersing en kun je sturen.
Planning
Een planning kan een doorslaggevende rol spelen bij het vermijden van fouten en het herkennen van kansen.
- Zorg voor een overzichtelijke planning in MS Project of Excel.
- Begin met de hoofdtaken. Werk de totale doorlooptijd van de activiteiten uit. De mate van detail van de geplande activiteiten neemt toe naarmate het project voortschrijdt. Zet niet te veel detailtaken eronder. Anders zie je door de bomen het bos niet meer.
- Breng relaties aan tussen taken. Hiermee bepaal je de volgorde van activiteiten. Ook heb je zo gelijk de consequenties voor andere taken inzichtelijk als één activiteit in tijd opschuift.
- Geef onderaan in de voetnoot het versienummer aan. Planningen wijzigen soms per dag. Dan is voor iedereen duidelijk welke versie hij heeft.
- Let op dat je hoeveelheid tijd die je aan de planning besteedt in relatie is met de het project.
Financieel overzicht
Nadat eenmaal de begroting is vastgesteld, is het van groot belang deze te bewaken. Een financieel overzicht geeft inzicht in je financiele verplichtingen en je vrije budgetruimte.
- Zet een overzichtelijk financieel overzicht op in Excel.
- Het financieel overzicht wordt opgezet aan de hand van de hoofdposten van de begroting. De begrotingsbedragen vermeld je in de kolom ‘Begroting’.
- Vervolgens maak je kolommen aan met ‘Aangegane verplichting’, ‘Realisatie’ en ‘Openstaande verplichting’. Aan de hand van deze kolommen registreer je de toekomstige uitgaven en kun je sturen op het verloop van deze uitgaven.
- Maak daarnaast kolommen aan met ‘Verwachte verplichting’ en ‘Ruimte’. Je hebt nu altijd inzicht in budgetten die je reserveert voor een bepaalde post en in de vrije budgetruimte.
- De offertes en kosten zet je in detailrijen onder de betreffende hoofdpost. Om het overzichtelijk te houden, ‘verberg’ je deze detailrijen door ze te groeperen.
- Aan de hand van de offertes controleer je de facturen. Als je niet verantwoordelijk bent voor het ramen van budgetten en het tekenen van de facturen, vraag dan aan diegene onder welke post je de betreffende factuur moet administreren.
Om je project te laten slagen, is een optimale informatievoorziening erg belangrijk. Alle betrokkenen moeten de beschikking hebben over juiste, tijdige en volledige informatie.
- Over de stand van zaken, de afwijkingen, de genomen maatregelen en de te nemen besluiten van het project rapporteer je aan je opdrachtgever. De vorm, omvang, invulling en frequentie van de voortgangsrapportage is afhankelijk van de omvang van het project. Maak hierover van te voren afspraken met je opdrachtgever.
- Zorg dat alle projectinformatie inzichtelijk en toegankelijk is voor het hele projectteam. Als je het in de Cloud zet, of op een sharepoint zijn alle documenten overal en altijd voor het hele projectteam beschikbaar. Ook hiervoor geldt weer dat de invulling sterk afhankelijk is van de omvang van het project. Gaat het om een project met enige omvang, dan kan je niet vroeg genoeg beginnen na te denken over de structuur van de archivering. Maak een herkenbare mappenstructuur aan en zorg dat iedereen versiebeheer toepast.
Communicatie
Het doel van communicatie is het overdragen van informatie. Communicatie is dan ook van essentieel belang om je project te laten slagen.
- Maak afspraken over de communicatie tussen het project en de organisatie.
- Zorg dat de medewerkers en stakeholders goed geïnformeerd blijven. Communiceer genomen besluiten via de mail of nieuwsbrief.
- Organiseer diverse bijeenkomsten voor zowel je interne als je externe doelgroepen.
Tot slot
De mate van invulling van deze aspecten is sterk afhankelijk van de complexiteit en omvang van het project. Een algemene stelregel is niet te geven. Wel kan worden gesteld dat alles altijd zo simpel mogelijk moet blijven. Leg dus geen gegevens vast die bijna of nooit gebruikt zullen worden. Voer geen systemen in die meer arbeidskracht kosten dan ze ooit aan meerwaarde zullen opbrengen.
Als je bovenstaande aspecten inzichtelijk hebt en hier op stuurt, zul je voelen dat je niet meer of nog weinig in paniek hoeft te raken. Je hebt grip op je project en je kan met vertrouwen de einddatum tegemoet zien en genieten van de ‘reis’ er naar toe.
Heb jij een project waar je wakker van ligt? Ik help je daar graag mee.
Mijn motto is: “Een project volbrengen is geweldig, maar de weg er naar toe is net zo mooi”. Bij grote projecten komt vaak zoveel kijken dat projectleiders, directie, bestuurders en commissieleden niet alle tijd hebben om zich te richten op de hoofdtaken. Ik kan hierbij helpen door mij te richten op de organisatorische, communicatieve en beheersmatige aspecten van een project. Ik doe dit altijd gestructureerd en nauwkeurig met een groot streven naar kwaliteit. Zodat jij alle ballen in de lucht houdt, met vertrouwen de einddatum tegemoet ziet en kan genieten van de ‘reis’ er naar toe.
Hartelijke groet,
Petra Schaatsbergen Project- en managementondersteuning