Herkenbaar? Je zou die bellen, een mailtje naar die sturen, iets in een notitie wijzigen en…. oeps vergeten. Ook vast herkenbaar: om niets te vergeten, plak je geeltjes op de ijskast, op je bureau, op je pc. Overal slingeren geeltjes en to-do-lijstjes rond. En dan gaan er nog diverse zaken door je hoofd die je niet hebt opgeschreven. Echt efficiënt werkt het niet die verschillende lijstjes en je hebt zo ook geen inzicht welke taak nu de meeste haast heeft. Wil je rust in je hoofd en geen dingen meer vergeten? Inventariseer dan al die verschillende geeltjes en takenlijstjes en breng het samen in één to-do lijst. Je hebt zo veel beter overzicht en je krijgt rust in je hoofd, omdat je niet meer worstelt met allerlei losse eindjes. Een to-do lijst app kan je hierbij helpen. Met een digitale to-do lijst heb je je takenlijst altijd en overal bij de hand en kun je stressvrij je taken oppakken.
Ruimte in je hoofd
Als je niet meer wanhopig probeert dingen te onthouden, geeft dat rust in je hoofd. Dit blijkt ook uit onderzoek. Je kunt je concentreren op de belangrijke dingen, zonder bang te hoeven zijn dat je wat vergeet. Hierdoor heb je meer ruimte in je hoofd en dat zorgt, zoals psychologen zeggen, voor een goede concentratie. Goede concentratie kan je veel bieden:
- Rust en ontspanning
- Zelfvertrouwen
- Controle over je gedachten
- Sneller leren, begrijpen
- Een taak vlot af hebben
- Beter geheugen
- Goed functioneren in het dagelijks leven
Plannen is vooruitzien
Naast ruimte in je hoofd biedt een takenlijst je ook inzicht in je planning en prioriteiten. Het is noodzakelijk om te weten wat je met je tijd wilt doen, hoe je dat wilt doen, wanneer je dat wilt doen en wat het meeste prioriteit heeft. Plannen is een voorwaarde voor efficiënt werken. Door te plannen, werk je aan de juiste zaken in de juiste volgorde. Het opstellen van een takenlijst dwingt je – doordat je bij alle taken een inschatting maakt van de duur, deadline en urgentie – tot het maken van keuzes,. Zorg dat je bij het inschatten van duur en deadline realistisch blijft.
Opstellen van één realistische takenlijst
- De eerste stap is dus om één to-do lijst te hanteren voor ál je taken. Dit creëert al veel rust.
- Zet nieuwe taken dírect in de lijst. Geef er een eindtijd aan, aan de hand van een deadline, je agenda, of door een inschatting te maken van de duur. Prioriteer je nieuwe taak: vandaag, korte termijn of lange termijn. Prioriteer vervolgens de taken van urgent naar minder dringend tot meer routinematige taken.
- Maak gebruik van de functies van een app. Zo kun je in één handeling terugkerende taken laten herhalen, bijvoorbeeld eens per kwartaal de omzetbelasting opgeven. Je kan ook bij taken een tijd instellen. Je krijgt dan een reminder (bijvoorbeeld via mail of sms). Handig voor als je een taak op een bepaald tijdstip moet uitvoeren, bijvoorbeeld je blog om 17.00 uur plaatsen op LinkedIn.
- Verdeel grotere taken in deeltaken die je één voor één af kunt werken. Dus niet: jaarverslag schrijven, maar hoofdstuk 1 schrijven. Maak eerst een planning van de hoofdtaak, waarbij je begint met de deadline en dan terugrekent. Vermeld alle deeltaken los in de to-do lijst.
- Zorg dat je je to-do lijst niet helemaal volpropt en dat ie alleen maar groeit. Als regel kun je aanhouden: duurt het uitvoeren van de taak korter dan 5 minuten, noteer hem dan niet. Veel taken blijven hangen op je takenlijst omdat ze helemaal niet zo belangrijk of dringend zijn. Het zijn reminders dat we nog eens een keer iets moeten opzoeken, of eens een keer contact moeten opnemen met een iemand. Voor deze categorie kun je een lijst aanmaken met dingen die je misschien ooit nog wel eens zou willen doen, maar waar je nu geen tijd voor wilt maken: je ‘Reminder lijst’.
Je taken oppakken
- Kijk aan het begin van de week naar alle taken van de week, zodat je een overall beeld krijgt van je komende week. Controleer je taken aan de hand van tijdsplanningen en prioriteiten. Zo kun je toezien of je op schema loopt en of je eventueel iets bij moet stellen.
- Kijk vervolgens alleen naar je taken van die dag. Kijk er 2 of 3 keer per dag naar: aan het begin van de werkdag, eventueel halverwege de dag en aan het einde van de werkdag.
Wat als je toch je taken niet afkrijgt?
- Kijk of je kunt schuiven met de planning. Zo niet, delegeren dan taken of laat diegene weten dat het uitloopt.
- Kom je maar niet toe aan die ene taak? Kijk of je de taak toch nog verder kunt opsplitsen in kleinere deeltaken waardoor je er makkelijker aan begint, of kijk of je hem anders – positiever – kunt formuleren. Dus bijvoorbeeld niet’ facturen schrijven’, maar ‘mijn geld cashen’.
- Besef dat het niet erg is als je je takenlijst voor vandaag bijna af hebt en er komen weer nieuwe taken bij. Dat hoort juist. Het is hetzelfde als met de was. Ondertussen dat de wasmachine draait, komt er ook weer nieuwe was in de wasmand. Het zorgt dat je werk blijft houden.
Er zijn veel apps. Kies één die bij jou past. Liefst één die je op al je devices kunt installeren. Dus op je smartphone, tablet, pc thuis, pc op je werk. Ik zelf werk met Todoist en ben daar zo blij mee dat ik hem geupgrated heb naar Premium. Je kan ook eens kijken wat op internet bijvoorbeeld de 5 beste digitale to-do lijsten zijn.
Heb je meer taken dan je aankan? Ik help je graag.
Petra Schaatsbergen Project- managementondersteuning, een up-to-date kwaliteitsbureau voor tijdelijk secretariaatswerk, gespecialiseerd in projectondersteuning. Inzetbaar op een groot terrein en op vele vlakken. Graag neem ik allerlei organisatorische, secretariële, coördinatieve, administratieve, communicatieve en/of monitoringszaken van je over.
Hartelijke groet,
Petra Schaatsbergen Project- en managementondersteuning